Keller SystemsBeleg fotografieren. Daten prüfen. Weitergeben.
Belegverarbeitung mit sevdesk: Quittungen und Rechnungen sollen in der Buchhaltung ankommen, ohne dass Ihr Büro jede Angabe abtippt. Ich richte einen Ablauf ein, der Belegdaten ausliest, Ihnen zur Prüfung vorlegt und freigegebene Angaben an sevdesk übergibt.
Vom Beleg im Alltag zur Buchhaltung
Die Tankquittung liegt im Auto, die Baumarktrechnung kommt als Foto, die Lieferantenrechnung per E-Mail. Im Büro müssen die Belege gesammelt, gelesen und zugeordnet werden.
Gemeinsam mit Ihnen lege ich einen Eingangsweg und einen klaren Prüfablauf fest. So sehen Sie, welche Angaben übernommen werden und wo eine Korrektur nötig ist.
So läuft ein Beleg durch
Beleg bereitstellen
Fotos oder PDFs kommen über den vereinbarten Kanal. Im Projektbeispiel ist das Telegram.
Daten aufbereiten
Die Erkennung liest Lieferant, Datum, Belegnummer und Beträge aus. Die Zuordnung folgt den vereinbarten Regeln.
Prüfen und freigeben
Sie kontrollieren den Vorschlag, korrigieren Angaben oder lehnen die Weitergabe ab.
An sevdesk übergeben
Die freigegebenen Daten gehen über die Schnittstelle an sevdesk.
Die Prüfung gehört zum Ablauf
Ein unscharfes Foto oder ein ungewöhnlicher Beleg kann Rückfragen auslösen. Deshalb ist die Erkennung ein Vorschlag, die Freigabe bleibt bei Ihnen.
Buchungsregeln und Zuständigkeiten stimmen Sie in Ihrem Betrieb oder mit Ihrer Steuerberatung ab. Ich richte die technische Verarbeitung daran aus. Zuerst schaue ich, welche Schritte Ihre vorhandene Software schon abdeckt.
So ist meine eigene Umsetzung aufgebaut
Das Projektbeispiel verbindet die Belegerkennung mit Vorschlägen zur Zuordnung, einer Prüfung in Telegram und der Anbindung an sevdesk. Sie sehen, welche Informationen hineingehen und wo ein Mensch entscheidet.
| OZ | Kurztext | Einheit | EP netto |
|---|---|---|---|
| 01.01.0030 | Belegverarbeitung mit sevdeskEinmalige Einrichtung für eine Firma: ein vereinbarter Eingangsweg für Fotos oder PDFs, Erkennung der vereinbarten Belegdaten, Prüfung und Freigabe durch Sie, Übergabe an sevdesk, Test mit Beispielen und Einweisung. Weitere Firmen, zusätzliche Eingangswege, besondere Buchungsregeln und ein eigener Bankabgleich kommen separat dazu. | je Firma, einmalig | ab 2.490 € |
Alle Preise zzgl. MwSt. Mehr Umfang, weitere Systeme oder Firmen schätze ich vorher ein. Vor dem Start erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit festem Leistungsumfang. Laufende Kosten weise ich separat aus.
Häufige Fragen
Müssen wir Telegram verwenden?
Telegram ist der Eingabe- und Prüfweg im gezeigten Projekt. Für Ihren Betrieb lege ich den passenden Weg fest. Andere Kanäle biete ich nach Prüfung der technischen Möglichkeiten separat an.
Funktioniert das auch mit einer anderen Buchhaltungssoftware?
Das Projektbeispiel nutzt sevdesk. Für andere Programme prüfe ich die Version, die Schnittstellen und die nötigen Zugriffsrechte. Danach sage ich Ihnen, ob und wie die Anbindung geht.
Was passiert bei unleserlichen oder doppelten Belegen?
Unvollständige Angaben, zweifelhafte Ergebnisse und mögliche Dubletten werden Ihnen zur Kontrolle vorgelegt. Den Prüfweg dafür legen wir gemeinsam fest.
Wer sieht unsere Belegdaten?
Vor dem Start lege ich mit Ihnen fest, welche Dienste beteiligt sind, welche Daten sie erhalten und wer Zugriff bekommt.
Welche laufenden Kosten entstehen?
Das hängt vom Belegvolumen, den genutzten Diensten und der vereinbarten Betreuung ab. Sie erhalten die Kostenübersicht vor dem Start.
Welchen Weg nehmen Ihre Belege heute?
Beschreiben Sie kurz, wo Belege ankommen und was Ihr Büro danach von Hand erledigt.